Néhány céges autóval még fejben is követhető, mikor jár le a műszaki vizsga és mennyit költesz üzemanyagra. Ahogy nő a flotta, ez egyre nehezebb – és a legtöbb cég ilyenkor Excelt nyit. Ebben a cikkben megnézzük, mit érdemes nyilvántartani a céges autóknál, letöltheted a kész flottakezelő sablonjainkat, és átbeszéljük, meddig elég a táblázat.
Miért Excelben indul a legtöbb cég?
Mert működik – egy darabig. Egy táblázatban gyorsan felviszed a rendszámokat, a sofőröket és a költségeket, és látod az összképet. A gond ott kezdődik, amikor a határidők és a költségek annyira sokasodnak, hogy a tábla manuális frissítése és ellenőrzése maga lesz a kockázat forrása.
Céges autók: mit érdemes nyilvántartani?
- Jármű-törzsadatok – rendszám, sofőr/felelős, típus, évjárat, tulajdonjog.
- Dokumentumlejáratok – biztosítás és műszaki vizsga; ezek elmulasztása drága.
- Üzemanyagköltség – tankolás, megtett km, tényleges fogyasztás (l/100 km).
- Szerviz és karbantartás – mit, mikor, mennyiért, és mi a következő esedékes.
- Összköltség járművenként – melyik autó mennyibe kerül valójában.
Töltsd le az ingyenes flottakezelő sablonokat
Flottakezelő csomag (ingyenes, magyar)
Négy összehangolt táblázat: nyilvántartás, költség, üzemanyag és szerviz – kész képletekkel és lejárat-figyelmeztetéssel.
Céges autó nyilvántartó Flottaköltség kalkulátor Üzemanyag-fogyasztás SzerviznaplóRészletes leírás oldalanként: céges autó nyilvántartás, flottaköltség, üzemanyag-fogyasztás, szerviz-nyilvántartás.
Az Excel előnyei
- Ingyenes, azonnal használható.
- Néhány autóra teljesen átlátható.
- Szabadon bővíthető saját oszlopokkal.
Az Excel korlátai – flottánál különösen
| Helyzet | Mi a kockázat Excelben? |
|---|---|
| Lejáró biztosítás / műszaki vizsga | A tábla csak akkor szól, ha valaki megnyitja és észreveszi. |
| Sok jármű és sofőr | A költségek és a felelősök összekötése kézi, hibázható. |
| Dokumentumok (forgalmi, biztosítás) | A táblázat nem tárolja a fájlokat, csak hivatkozik rájuk. |
| Több ember frissíti | Eltérő verziók, felülírt cellák. |
Egy elmulasztott műszaki vizsga vagy lejárt biztosítás bírságot, leállást és felelősséget jelent – pont az a fajta hiba, amit egy statikus táblázat nem előz meg magától.
Mikor érdemes SimpliFleet-re váltani?
Ha néhány autót kezelsz, a fenti sablonok segítenek átlátni a költségeket. Ha viszont több jármű, sofőr, szerviz, dokumentum és költség mozog egyszerre, a SimpliFleet strukturáltabb megoldást ad: automatikusan követi a biztosítás, a forgalmi és a műszaki vizsga lejáratát, e-mailben riaszt, tárolja a dokumentumokat, és jármű- és projektszinten összesíti a költségeket – mindezt GPS-követés nélkül, az adminisztrációra fókuszálva.