Excel, papír vagy SimpliFleet?
Nem erre való
Az Excel egy általános célú táblázatkezelő. Nem generál TIG-et, nem küld lejárat-értesítőt dokumentumokra vagy szervizhatáridőkre, és nem biztosít strukturált, visszakereshető, időbélyeges audit naplót. Flottakezelésre csak ideiglenesen, 1–3 jármű esetén alkalmazható.
Visszakereshetetlen, elveszhet
NAV-ellenőrzésnél 2 évnyi TIG-dokumentumot visszakeresni egy irattárból: időigényes, hibalehetőséggel teli, és ha a papír elveszett vagy sérült, az adókötelezettség megállapítható. A papíros nyilvántartás a legnehezebben skálázható flottakezelési módszer.
Flottakezelésre tervezett
Minden dokumentum automatikusan generálódik és archiválódik, visszakereshető és strukturált, visszakereshető. Automatikus értesítők biztosítják, hogy egyetlen lejárt biztosítás vagy érvénytelen forgalmi engedély se maradjon figyelmen kívül.
Részletes összehasonlítás
| Funkció | SimpliFleet | Excel + papír | Csak papír |
|---|---|---|---|
| Automatikus TIG-generálás | ✓ Automatikus | ✗ Nem lehetséges | ✗ Kézi |
| teljesítésigazolás-export | ✓ | ✗ | ✗ |
| Dokumentumlejárat-értesítő | ✓ Automatikus | ✗ Kézi figyelés | ✗ |
| Karbantartási napló | ✓ | Részlegesen | Papírfüzet |
| Sofőrnyilvántartás | ✓ | Táblázat | Papír |
| Projekt-fuvar hozzárendelés | ✓ | Komplex, hibás | ✗ |
| Visszakereshető archívum (2+ év) | ✓ Szűrhető | Korlátozott | ✗ Irattár |
| Audit napló időbélyeggel | ✓ | ✗ | ✗ |
| EU-s adattárolás, GDPR | ✓ | Helyi gép | ✗ |
| Onboarding és support | ✓ Ingyenes | Önálló | Önálló |
A papíralapú és Excel-alapú nyilvántartás rejtett kockázatai: elveszett teljesítésigazolások, észrevétlenül lejáró dokumentumok, visszakereshetetlen archívum. Ezek nem elméleti kockázatok — 5 jármű felett ezek rendszeres problémák, ha nincs dedikált flottakezelő szoftver.
Mikor mondja fel az Excel és a papír?
Excelen nincs TIG — minden fuvart kézzel kell kitölteni
Az Excel képtelen TIG-dokumentumot generálni. Minden egyes fuvarhoz külön kell kitölteni a nyomtatványt kézzel — ami sofőrönként és naponként 5–10 perc, havonta pedig óráknyi adminisztrációs teher. A SimpliFleet automatikusan generálja a TIG-et a fuvarból.
Nincs automatikus emlékeztető — lejárt biztosítás szabálysértés
Biztosítás, forgalmi engedély, műszaki vizsga, sofőrigazolvány — minden járműnél, minden évben. Exceltáblázatból ezeket manuálisan kell nyomon követni. Ha egy lejár és senki nem veszi észre, lejárt biztosítással közlekedni szabálysértés. A SimpliFleet automatikus értesítőt küld, mielőtt bármi lejárna.
2 évnyi TIG papírból visszakeresni: lehetetlen
A NAV ellenőrzésnél bekérhet 2 évre visszamenőleg TIG-dokumentumokat, bontva járművenként és dátum szerint. Papíralapú irattárból, esetleg Excel-táblázatból ezt teljes körűen teljesíteni órákat, akár napokat vesz igénybe — és a hiányos nyilvántartás szankcióval jár. A SimpliFleet archívumból percek alatt szűrhető.
Mikor volt az utolsó szerviz? Talán az Excelben van…
Ha van karbantartási Excel-táblázat, az csak akkor naprakész, ha valaki rendszeresen frissíti. A szervizidők, km-alapú csere-határok, műszaki ellenőrzési dátumok manuális követése több járműnél nehézkes és hibalehetőséggel teli. A SimpliFleet automatikusan nyilvántartja és emlékeztet a közelgő szervizekre.
Ki vezette a járművet január 14-én 14:32-kor?
Káreset, szabálysértési értesítő vagy megrendelői visszajelzés esetén tudni kell, melyik sofőr vezette az adott járművet egy adott időpontban. Papírból vagy Excelből ez visszakövethetetlen, ha a TIG-ek nincsenek megbízhatóan archiválva. A SimpliFleet minden fuvarhoz rögzíti és megőrzi a sofőradatot.
Kinek való a SimpliFleet?
12 járműves fuvarozó cég
TIG-automatizálás, dokumentumlejárat-értesítők, 2 éves NAV-archívum. Eddig: sofőrök kézzel töltötték ki a TIG-eket, az adminisztrátor havonta összegyűjtötte és irattárazta. Egy NAV-ellenőrzésnél hiányzott 3 hónap TIG-je.
Automatikus TIG-generálás minden fuvarhoz, azonnali digitális archiválás, strukturált export bármely időszakra szűrhetően. A 2 éves archívum mindig teljes és visszakereshető.
8 járműves logisztikai vállalkozás
Projekt-alapú elszámolás megrendelőknek, sofőrteljesítmény-követés. Eddig: minden megrendelő más riportformátumot kért, az adminisztrátor Excelből manuálisan állította össze a havi kimutatásokat — ami riportokként 2–3 óra.
Projekt-fuvar hozzárendelés automatikusan, megrendelőnkénti riport exportálható, sofőrteljesítmény-adatok szűrhetők jármű, sofőr és időszak szerint.
20 járműves építőipari cég
Céges autók és munkagépek vegyesen, karbantartási napló, km-alapú szervizütemezés. Eddig: a szerviz-Excel frissítése mindig elmaradt, kétszer fordult elő, hogy lejárt műszaki vizsgával közlekedett egy jármű.
Automatikus karbantartási napló, km-alapú szervizütemezés emlékeztetőkkel, műszaki vizsga lejárat-értesítők 30 nappal előre. Azóta nem volt le nem szervizelt jármű.
SimpliFleet vs. Excel — GYIK
Az Excel alkalmas-e flottakezelésre?
Mi az a teljesítésigazolás (TIG), és miért érdemes strukturáltan előállítani?
Meddig kell megőrizni a flottadokumentumokat?
Miért jobb a SimpliFleet a papíros nyilvántartásnál?
Kell bankkártya a 60 napos próbához?
Mennyi idő a beüzemelés?
Mi a különbség a Starter és a Pro csomag között?
Váltson SimpliFleet-re.
Hagyja el a kézi TIG-kitöltést és az irattárat. 2 perces regisztráció, 60 nap próba, döntés csak utána.