Dokumentumok és lejárat-figyelés
Járműdokumentum-nyilvántartás: okmányok, lejáratok és értesítések
A biztosítás, a forgalmi engedély, a műszaki vizsga és a sofőrök okmányai különböző napokon járnak le. A SimpliFleet a járműhöz tölti fel a dokumentumot, a határidőket egy figyelmeztetés-listában mutatja, és e-mailt küld a közelgő lejáratokról.
Bankkártya nélkül indul. Az árazás havi alapdíj + jármű/hó, részletek az árak szakaszban.
Mely dokumentumok és határidők kerülnek a rendszerbe?
| Hol van | Mi tartozik ide | Mi történik a lejárattal |
|---|---|---|
| Jármű adatlapja | Biztosítás lejárata, forgalmi engedély lejárata, következő műszaki vizsga | Napi e-mail a 30 napon belül lejáró tételekről, heti 90 napos áttekintő, megjelenik a Figyelmeztetések képernyőn |
| Járműdokumentum-tár | Biztosítás, forgalmi engedély, CMR, vámokmány, ADR, GDP, GMP-jegyzőkönyv, TAPA-ellenőrzőlista, egyéb (leírással) | A lejárat dokumentumonként megadható. A Figyelmeztetések képernyő jelzi, ha a dokumentum olyan napon jár le, amikor a jármű feladatra van beosztva |
| Sofőr adatai | Jogosítvány, orvosi alkalmassági, képesítés, háttérellenőrzés, személyi igazolvány, személyszállítói engedély, PÁV, keretszerződés | Napi e-mail a 30 napon belül lejáró okmányokról; a sofőr a saját okmányairól külön e-mailt kap |
Feltöltéskor a típust és a lejáratot is meg kell adni. Feltölthető fájlformátum: pdf, jpg, png, gif, webp, doc, docx, xls és xlsx. A feltöltött fájl bármikor letölthető. Matrica, casco, tachográf és más okmányok az „egyéb” típus alá tölthetők fel leírással, ezekhez külön típus nincs.
Ki mikor kap értesítést?
- Naponta 7:00-kor. E-mail a 30 napon belül lejáró tételekről a cég felhasználóinak. A sofőr a saját okmányairól külön e-mailt kap.
- Hetente, hétfőn. 90 napos áttekintő a következő három hónap lejáratairól.
- Figyelmeztetések képernyő. A rendszer óránként ellenőrzi, hogy egy feltöltött járműdokumentum nem jár-e le olyan napon, amikor a jármű feladatra van beosztva, és ezt a képernyőn jelzi.
Az értesítések e-mailben érkeznek.
Így működik lépésről lépésre
- A jármű adatlapján megadja a biztosítás és a forgalmi engedély lejáratát, valamint a következő műszaki vizsgát.
- A járműdokumentum-tárba feltölti a szkennelt vagy lefényképezett okmányt, kiválasztja a típust, és megadja a lejáratot.
- A sofőr adatlapján rögzíti az okmányok lejáratát: jogosítvány, orvosi alkalmassági, PÁV és a többi.
- A közelgő lejáratokról e-mail érkezik, a Figyelmeztetések képernyőn pedig szűrhet járművekre, sofőrökre és karbantartásra.
- Megújításkor az „Új dátum rögzítése” gombbal beírja az új lejáratot.
Mire használják a cégek
- Kötelező okmányok határideje. Az irodai kolléga egy listán látja, melyik járműnek jár le hamarosan a biztosítása, a forgalmija vagy a műszaki vizsgája.
- Fuvarozói okmányok. CMR, vámokmány, ADR, GDP, GMP-jegyzőkönyv és TAPA-ellenőrzőlista külön típusként választható, így a fuvarozó cég dokumentumai a járműnél vannak. További részletek: fuvarozóknak.
- Sofőrök okmányai. A jogosítvány, az orvosi alkalmassági és a PÁV lejáratáról a cég és a sofőr is értesül.
Kinek való, kinek kevés
Jó választás, ha
- Több járműnek és több sofőrnek más-más napon járnak le az okmányai.
- Az okmányok szkennelt másolata a járműnél legyen.
- Több kolléga is lássa a határidőket.
Kevés vagy felesleges, ha
- Néhány autó van, és a határidők egy táblázatban is követhetők. Ilyenkor az Excel-sablon ingyen elég.
- Az értesítésnek SMS-ben vagy push üzenetben kell érkeznie.
Nézze meg a saját határidőivel
Vegye fel a járművek lejáratait és a sofőrök okmányait, és kövesse a Figyelmeztetések képernyőt.
Bankkártya nélkül. Az árazás havi alapdíj + jármű/hó, részletek az árak szakaszban.
Gyakori kérdések
Milyen dokumentumtípusok választhatók?
Biztosítás, forgalmi engedély, CMR, vámokmány, ADR, GDP, GMP-jegyzőkönyv, TAPA-ellenőrzőlista és egyéb, utóbbihoz leírás adható. Matrica, casco és tachográf az „egyéb” típus alatt tölthető fel.
Milyen fájlt lehet feltölteni?
Pdf, jpg, png, gif, webp, doc, docx, xls és xlsx fájlt. A feltöltött fájl később letölthető.
Mikor érkezik e-mail a lejáratokról?
Naponta 7:00-kor a 30 napon belül lejáró tételekről, hetente hétfőn pedig 90 napos áttekintő. A sofőr a saját okmányairól külön e-mailt kap.
Mely sofőrokmányok követhetők?
Jogosítvány, orvosi alkalmassági, képesítés, háttérellenőrzés, személyi igazolvány, személyszállítói engedély, PÁV és keretszerződés.
Mit jelez a Figyelmeztetések képernyő?
A közelgő jármű- és sofőrlejáratokat és a karbantartásokat. Emellett jelzi, ha egy feltöltött járműdokumentum olyan napon jár le, amikor a jármű feladatra van beosztva, ezt a rendszer óránként ellenőrzi.